Waarom een werkplek reserveringssysteem begint vanuit menselijke behoefte

Ze is er om 07.15 uur zodat ze zeker weet dat er een bureau voor haar is. Het Algemeen Dagblad schreef recent een artikel over Marleen, 52 jaar. Ze werkt al jaren bij hetzelfde bedrijf en is trots op wat ze doet. Toch begint elke ochtend met dezelfde spanning en de vraag of er nog een werkplek vrij is als ze aankomt. Haar werkgever bouwde een prachtig nieuw kantoorpand dat klimaatneutraal, open en flexibel is maar in de praktijk betekende dat honderdvijftig medewerkers die dagelijks strijden om tachtig werkplekken.

Het mes van hybride werken snijdt aan twee kanten. Positieve dingen zoals productiviteit, efficiëntie en ruimteoptimalisatie nemen het op tegen uitdagingen zoals te drukke dinsdagen en frustratie bij medewerkers.

Thuishoren op de werkplek

Wat hier speelt heeft een veel menselijkere kern dan een tekort aan bureaus. Mensen hebben een fundamentele behoefte aan het gevoel ergens bij te horen en een plek te hebben die van hen is. In een hybride werkomgeving of op een kantoor met een werkplek-medewerkersratio van 0,8 kan een vooraf gereserveerde werkplek houvast geven in een dag die al vol zit met vergaderingen en verwachtingen.

Facilitair managers kunnen niet zomaar voorbij gaan aan deze wensen als ze willen voorkomen dat collega's elkaar gaan mijden en stille irritaties oplopen tot een werksfeer die langzaam verzuurt. Marleen verwoordde het treffend in het AD: wat bedoeld was om verbinding te creëren zorgt in de praktijk voor precies het tegenovergestelde.

Facility managers en HR-directeuren zien signalen vaak later dan ze zouden willen of verandering en ingrijpen duurt te lang. De oorzaak verschuilt zich achter een ogenschijnlijk rationele beslissing: minder werkplekken dan medewerkers omdat mensen toch hybride werken.

Hybride werken vraagt om regie op kantoor

Hybride werken is inmiddels stevig verankerd in de meeste kantoren. Mensen waarderen de vrijheid om thuis te werken en komen bewuster naar kantoor maar dit vraagt wel structuur. Als medewerkers zelf kunnen bepalen wanneer ze komen verwacht je ook dat ze weten waar ze terechtkomen als ze er zijn. Waar er bij de meeste organisaties nog steeds sprake is van de dromedaris werkweek is een werkplek reserveringssysteem een mooie uitkomst. Medewerkers reserveren hun werkplek, vergaderruimte of parkeerplaats van tevoren via een app en weten al voordat ze de deur uitstappen waar ze die dag zitten. Dat betekent geen geharrewar bij de ingang en geen vroege ochtenden vol stress.

Voor facility managers levert dat waardevolle inzichten op. Welke zones zijn populair en op welke momenten is de bezetting het hoogst? Die data maakt het mogelijk om het kantoor aan te laten sluiten op hoe mensen het werkelijk gebruiken in plaats van hoe het op papier bedacht was. Zeker voor organisaties die bewust nadenken over hoe medewerkers naar kantoor komen is dat inzicht waardevol.

Een kantoor dat werkt voor mensen

Een goed ingericht hybride kantoor biedt medewerkers het gevoel dat er aan hen gedacht is. Dat vraagt om een aanpak waarbij de organisatie bewust heeft nagedacht over hoe mensen hun werkdag willen beginnen en waarbij duidelijkheid en grip geen bijzaak zijn.

Een desk sharing ratio van 0,8 hoeft op zich geen probleem te zijn. Veel organisaties werken succesvol met minder werkplekken dan medewerkers omdat hybride werken nu eenmaal betekent dat niet iedereen tegelijk aanwezig is. Het verschil zit hem in de manier waarop je dat organiseert. Wie inzichtelijk maakt wanneer wie er is en medewerkers de regie geeft over hun eigen werkdag voorkomt dat een kantoor aanvoelt als een plek waar je geluk moet hebben. Wil jouw organisatie ook succesvol hybride werken? Neem dan eens contact op met een van onze adviseurs, we helpen graag. Liever direct TableAir in actie zien op locatie? Dat kan natuurlijk uit. Hiervoor nodigen we je graag uit bij ons in de showroom of op kantoor bij een van onze partners die al dagelijks met TableAir werken.