Kantoor betaalt voor lege bureaus

Medewerkers komen gemiddeld twee à drie dagen per week naar kantoor en de rest werken ze vaak thuis. Het gevolg hiervan is zichtbaar op de werkvloer, waar tegenwoordig de gemiddelde bezettingsgraad van werkplekken rond de 45 procent ligt. Dat betekent dat organisaties dagelijks betalen voor ruimte die leegstaat en dat is voor facility managers een uitdaging die steeds moeilijker te negeren valt.

Lege bureaus zijn duurder dan ze lijken

Veel MKB-bedrijven hebben een volledig ingericht kantoor, maar zien dagelijks een flink deel van de stoelen onbezet blijven. De kosten van deze onderbezetting kun je niet alleen berekenen met de huurprijs per vierkante meter, maar ook voorzieningen zoals schoonmaak, energie, beveiliging en kantoorinrichting. Dit zijn uitgaven die maandelijks worden afgerekend ongeacht hoeveel mensen er op een dag aanwezig zijn. Maar naast deze financiële belangen, kunnen facility managers zich ook afvragen wat het doet met de beleving van een werkplek. Een half leeg kantoor voelt anders dan een omgeving waar mensen elkaar tegenkomen en samenwerken. En als de binding met teams en de werkgever onder druk komt de staan, zijn de gevolgen op lange termijn misschien ook voor de HR-manager merkbaar.

Zijn flexwerkplekken en data de oplossing?

De oplossing ligt in slimmer omgaan met de ruimte die je al hebt. Flexwerkplekken waarbij medewerkers hun bureau vooraf reserveren, geven facility managers grip op de bezetting. Je weet wie er wanneer op kantoor is, welke zones druk zijn en waar ruimte overblijft. Dat vraagt wel om een goede structuur, want wie zomaar een bureau kan pakken bij binnenkomst, creëert chaos. Met een werkplek reserveringssysteem zoals TableAir reserveren medewerkers hun flexwerkplek via de app, nog voordat ze de deur uitstappen. Via analyse en rapportage breng je de volledige bezetting van je kantoor in kaart, van bureau tot vergaderruimte. Zo maak je als organisatie slimmere beslissingen over kantoorinrichting en waar je kosten kunt besparen.

Van kostenpost naar slimme investering

Een kantoor dat slim wordt beheerd, ondersteunt medewerkers op de dagen dat ze er zijn en geeft facility managers de tools om weloverwogen beslissingen te nemen. Flexwerkplekken passen bij hoe moderne organisaties werken en maken van ruimtegebruik een bewuste keuze. Benieuwd wat dat voor jouw kantoor betekent? Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe TableAir je helpt om elke vierkante meter te laten renderen.