Deze werkgevers verplichten medewerkers naar kantoor

Het thuiswerkbeleid van grote werkgevers verandert zichtbaar. VodafoneZiggo stelt voor dat kantoormedewerkers drie dagen per week op de werkvloer verschijnen, waar nu nog maar twee dagen de richtlijn is. Ook Booking.com en ABN AMRO willen hun medewerkers vaker op kantoor zien. Volgens arbeidspsychologen zullen meer organisaties volgen, omdat het contact tussen collega’s en de kennisdeling onder druk staan wanneer iedereen op een eigen eilandje werkt.

Een uitspraak met gevolgen voor het kantoor

De rechtbank in Amsterdam bepaalde dat Booking.com van medewerkers mag vragen om minstens veertig procent van hun tijd op kantoor door te brengen. De rechter gaf daarbij een belangrijke kanttekening mee: de werkgever moet oog houden voor individuele situaties en zorgen dat er genoeg bureaus en stoelen beschikbaar zijn. Voor facility managers verschuift het gesprek daarmee van beleid naar praktijk, want hoe richt je een kantoor in dat de verwachte aanwezigheid ook daadwerkelijk aankan?

Aanwezigheid zegt weinig over bezettingsgraad

Een kantoorplicht legt vast hoe vaak medewerkers komen, maar vertelt weinig over het werkelijke gebruik van het pand. Uit een recent bezettingsdatarapport van een grote corporate multinational met zo’n vijfhonderd medewerkers en kantoor met zes verdiepingen laat dat goed zien. Over twintig werkdagen lag de gemiddelde bezettingsgraad van de werkplekken op 33 procent. Dinsdag was met 44 procent de drukste dag, terwijl de vrijdag bleef steken op 14 procent. Gemeten op daadwerkelijke aanwezigheid kwam de actieve bezetting zelfs uit op 18 procent, omdat werkplekken regelmatig geclaimd werden zonder dat er iemand zat. Die meting viel in de zomerperiode waarin vakanties meespelen, maar het patroon tussen de weekdagen is voor elke organisatie leerzaam.

Wat bezettingsdata over productiviteit vertelt

Productiviteit laat zich niet aflezen uit een bezettingspercentage, maar wat de data wel laat zien is of de randvoorwaarden voor productief werken op orde zijn. Is er op de drukste dagen een beschikbare werkplek voor iedereen die komt? Staan er op de rustige dagen verdiepingen leeg waarvoor je wel de kosten draagt? En sluiten de vergaderruimtes aan bij de manier waarop collega’s elkaar daadwerkelijk ontmoeten?

Bedrijven die een kantoorplicht invoeren zouden vooraf moeten weten of die plicht wel het beoogde effect heeft. Door voor en na de invoering te meten hoe vaak en op welke momenten medewerkers komen ontstaat een objectief beeld, los van de gevoelens die er over thuiswerken en kantoorwerk bestaan. Met een werkplek reserveringssysteem en sensoren zien facility managers direct welke plekken bezet zijn en welke leeg blijven. De analyse van die bezettingsdata maakt patronen zichtbaar per werkplek, per etage en per dag van de week.

Een kantoor dat meebeweegt met het beleid

Een kantoorplicht van veertig procent vraagt om een ander kantoor dan een plicht van zestig procent. Een kantoorplicht invoeren is in Nederland geen eenzijdig besluit, want zonder instemming van de ondernemingsraad komt een werkgever niet ver. Bij Booking.com moest de rechter eraan te pas komen en arbeidsjuristen verwachten dat meer bedrijven dat pad gaan bewandelen. Ook de werkgeversvereniging ziet een nieuw thuiswerkbeleid als iets wat van twee kanten moet komen en daarmee lijkt de koers voor de komende jaren wel bepaald. Wie medewerkers terug naar kantoor wil krijgen, begint het gesprek daarom beter voordat het beleid op papier staat.

Benieuwd hoe TableAir kan helpen met het invoeren van een succesvol hybride werkbeleid? Neem vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee over een oplossing op maat.