Een kantoortuin wil niemand. Of toch wel? TableAir neemt grootste kantoormythes onder de loep.

"Als het maar geen kantoortuin wordt." Het is een uitspraak die regelmatig voorbij komt wanneer organisaties nadenken over hun kantoorinrichting. De weerstand tegen open werkruimtes lijkt breed gedragen en ook logisch, want geluid, beweging en een gebrek aan privacy maken het lastig om geconcentreerd te werken. Voor veel medewerkers voelt thuiswerken dan als de betere keuze, maar vaak ligt het echte beeld op kantoor iets genuanceerder. TableAir legt uit.

Leeftijd bepaalt de voorkeur

Uit recent onderzoek onder meer dan 11.000 medewerkers verspreid over 55 organisaties blijkt dat slechts 17% van de 55-plussers de kantoortuin verkiest als ideale werkplek. Begrijpelijk, want deze groep werkt vaak zelfstandiger, heeft meer behoefte aan concentratie en heeft wellicht jaren in een eigen kantoorkamer gewerkt. Hun voorkeur is gevormd door jarenlange ervaring en gewoonte.

De jongste groep medewerkers daarentegen (<25 jaar), denkt er heel anders over. Maar liefst 41% geeft juist de voorkeur aan werken in een kantoortuin. Voor hen vervult het kantoor ook een andere functie, namelijk een plek om te leren en kennis op te doen en collega's te ontmoeten. De open ruimte wordt daarbij juist gezien als een kans. Jongeren die in een kantoortuin werken, geven overigens wel de voorkeur aan een eigen vaste plek binnen die open setting. Een kantoortuin is immers wat anders dan een volledig flexibele werkplek waarbij je elke dag opnieuw zoekt waar je terechtkan.

Voor facility managers betekent dit helaas een extra uitdaging, want één kantoorinrichting past zelden bij de volledige organisatie waarin verschillende generaties samenwerken.

Wat dit betekent voor de inrichting

Een goed ingerichte kantoortuin versterkt het groepsgevoel en houdt rekening met akoestiek door o.a. slimme materiaalkeuzes en indeling. Tegelijkertijd hebben medewerkers die meer focus nodig hebben baat bij stiltezones en kleinere werkruimtes die wat meer afscherming bieden. De kwaliteit van de werkomgeving en de mate waarin deze aansluit bij de verschillende groepen binnen een organisatie, bepaalt uiteindelijk of mensen er graag naartoe komen. Facility managers mogen daarom aan de bak! Ze doen er goed aan om eens kritisch naar het ruimtegebruik op kantoor te kijken en of deze nog werkt voor alle mensen in de organisatie.

Kantoormythes ontkracht

Twee hardnekkige overtuigingen die in vrijwel elke organisatie leven, blijken bij nadere inspectie veel genuanceerder te liggen. De eerste is de welbekende “kameelweek”: het idee dat de bezetting op dinsdag en donderdag piekt en op woensdag en vrijdag wegzakt. Voor overheidsorganisaties en brancheverenigingen klopt dit patroon inderdaad, maar bij techbedrijven en financiële instellingen geldt deze trend vaak helemaal niet. Facility managers pas op! Als je kantoorinrichting en ruimtebeheer baseert op de kameelweek als universele waarheid, stuur je aan op een aanname die voor jouw organisatie mogelijk niet opgaat.

De tweede mythe is dat reistijd en de huidige brandstofprijzen de belangrijkste redenen zijn waarom mensen thuiswerken. Voor de groep medewerkers die afhankelijk zijn van het openbaar vervoer, noemt 87% reistijd als hoofdreden en komt gemiddeld iets meer dan twee dagen per week naar kantoor. Voor medewerkers die met de fiets komen ligt dat anders: zij komen gemiddeld drie dagen per week naar kantoor en noemen het combineren van werk en privé als voornaamste reden om thuis te werken. De manier van reizen blijkt een sterkere voorspeller van kantoorbezoek dan de meeste organisaties beseffen en heeft directe gevolgen voor locatiekeuze en de voorzieningen die je als facility manager aanbiedt.

Data doorprikt de kantoorbubbel

De aannames die leven over hoe medewerkers werken en welke ruimtes zij nodig hebben, zijn vaak gebaseerd op de ervaringen van een specifieke groep. Leidinggevenden, die zelf veel team overstijgend werken, denken dat het kantoor voor iedereen een clubhuis moet zijn. Medewerkers, die grotendeels gefocust en autonoom werken, hebben dus vaak heel andere behoeften. Objectieve bezettingsdata kan hier voor facility managers het verschil maken. Met een werkplek reserveringssysteem, zoals TableAir, kun je zien welke werkplekken daadwerkelijk worden gebruikt, op welke dagen bepaalde zones vol lopen en waar structureel ruimte overblijft. Die data geeft een veel betrouwbaarder beeld dan het gevoel of de overtuiging van één groep binnen de organisatie. Zo kun je als facility manager onderbouwde keuzes maken over de werkplekmix, afgestemd op wie er werkelijk op kantoor is en wat zij nodig hebben.

Wil je inzicht in hoe jouw kantoor werkelijk wordt gebruikt? Met de analyse en rapportagefunctie van TableAir krijg je de data die je nodig hebt om verder te kijken dan het onderbuikgevoel van medewerkers. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek of demo.