Indeling van kantoorruimte: in 5 stappen naar meer productiviteit op kantoor

Bij hybride werken hoort flexibiliteit en medewerkers hebben tegenwoordig andere verwachtingen van de werkomgeving. Tegelijkertijd blijft er op veel kantoorvloeren waardevolle ruimte onbenut, of zijn er op piekmomenten juist te veel collega’s op dezelfde plek aan het werk.

Waarom is een slimme kantoorindeling belangrijk?

Een kantoor dat goed aansluit bij het werkgedrag van het team zorgt voor minder ruis, meer overzicht en hogere tevredenheid. Toch merken veel organisaties dat hun kantoor niet meer past bij het nieuwe werkritme. Werkplekken staan leeg, vergaderruimtes zijn dubbel geboekt of juist structureel vrij, en medewerkers missen overzicht. Tijd voor meer rust en regie – en dat begint met inzicht.

Hoe zorg je ervoor dat jouw kantoor aansluit bij deze nieuwe manier van werken?

De nieuwe manier van werken vraagt om een slimme kantoorinrichting en heldere processen. Met de juiste inzichten en een slim werkplekreserveringssysteem breng je structuur aan — en haal je meer uit je ruimte, je team en je werkdag. TableAir laat in 5 stappen zien hoe jouw organisatie zorgt voor meer productiviteit op kantoor.

In vijf stappen naar een productief en efficiënt kantoor

1. Breng het huidige gebruik in kaart

Voordat je iets verandert, is het belangrijk om te weten wat er nu wél en niet werkt. Hoeveel werkplekken zijn bezet op een gemiddelde dag? Wanneer is het druk? Welke vergaderruimtes worden vaak geboekt, en welke blijven leeg?

Een digitaal reserveringssysteem voor werkplekken en vergaderruimtes geeft je realtime inzicht in de bezetting en het gedrag van medewerkers. Je ziet precies welke ruimtes effectief worden gebruikt, op welke dagen er pieken zijn, en welke plekken structureel leeg blijven. Datagedreven beslissingen zorgen ervoor dat je kantoor beter aansluit op het daadwerkelijke gebruik.

2. Identificeer wat werkt voor jouw kantoor

Elke organisatie is anders. Wat voor het ene team prettig werkt, kan voor een ander juist belemmerend zijn. Daarom is het essentieel om medewerkers actief te betrekken.

Bekijk samen hoe het team de ruimte gebruikt en stel gerichte vragen, zoals:

• Hoe gebruiken medewerkers de huidige kantoorruimte?

• Waar zitten de knelpunten in de looproutes of inrichting?

• Wat belemmert de samenwerking?

• Wat werkt juist goed in de huidige opstelling?

• Welke klachten over werkplekken worden regelmatig gemeld?
  

Je kunt ook een interne sessie of enquête organiseren om deze input op te halen. Medewerkers hebben vaak praktische inzichten die je als organisatie zelf over het hoofd ziet. Door samen te analyseren wat goed werkt — én wat niet — kom je tot oplossingen die breed gedragen worden.

3. Pas je kantoorindeling hierop aan

Gebruik de inzichten uit de vorige stappen om je kantoor slimmer in te richten. Denk aan:

• Flexplekken op drukke dagen

• Stilteruimtes voor focuswerk

• Samenwerkplekken op logische plekken

• Duidelijke zones die eenvoudig te boeken zijn

Zorg dat de indeling intuïtief werkt en aansluit op het werkgedrag van je team. Medewerkers willen zich makkelijk kunnen verplaatsen, zonder frustratie of ruis.

4. Maak reserveren eenvoudig

Met een gebruiksvriendelijk reserveringssysteem voor werkplekken en vergaderruimtes geef

je medewerkers meer regie. Ze kunnen hun werkplek vooraf boeken, collega’s opzoeken of een vergaderruimte kiezen die past bij hun werkzaamheden. Geen onduidelijkheid, geen dubbele boekingen. Een goed systeem integreert met de bestaande agenda’s en biedt direct inzicht in beschikbaarheid — zodat hybride werken soepel verloopt.

5. Blijf meten, leren en verbeteren

De werkvloer verandert continu. Het is dus slim om regelmatig te evalueren: klopt de indeling nog met het gebruik? Zijn er nieuwe knelpunten ontstaan? Gebruik de data uit je reserveringssysteem én de feedback van medewerkers om bij te sturen. Zo blijft je kantoor in beweging — net als je team.

Maakt jouw organisatie al slim gebruik van inzichten én technologie om kantoorruimte optimaal te benutten? Creëer een werkomgeving die rust én flexibiliteit biedt aan je medewerkers. TableAir denkt graag met je mee over een oplossing op maat. Neem vrijblijvend contact op of boek een gratis demo.