Kantoormedewerkers blijven ook na corona deels thuiswerken en hierdoor is er momenteel veel verborgen leegstand in kantoren. Dat is kantoorruimte die wel is verhuurd, maar eigenlijk niet wordt gebruikt. In Nederland ging dat volgens vastgoedadviseur Colliers in 2022 om zo'n 3,3 miljoen vierkante meter. Nu is het geen slim idee om massaal kantoorruimte af te stoten, maar er ontstaat wel ruimte om eens kritisch te kijken naar al die onbenutte vierkante meters. TableAir helpt hierbij.
Meten is weten
Het begint met inzicht in het dagelijks gebruik van bureaus, vergaderzalen en parkeerterrein. De analyse en rapportage module van TableAir kan je helpen jouw ruimtes en bezetting goed te beheren. Ongebruikte vierkante meters kunnen leiden tot nieuwe lay-out beslissingen. Bepaal welke bureaus en vergaderzalen het meest in gebruik zijn en verbeter de minder populaire ruimtes. Je kunt ook het gemiddelde aantal aanwezigen voor vergaderingen bijhouden de grootte van de ruimtes hierop aanpassen.
Gedeelde werkplekken
Een van de oplossingen om wat kantoorruimte te besparen, vooral voor hybride kantoren, is het gebruik van flexwerkplekken. Het gedeelde bureau is een flexibele opstelling waarbij werknemers het bureau kunnen reserveren dat zij voor die dag wensen. In plaats van vaste bureaus kunnen werknemers elke dag een ander bureau of een andere werkplek kiezen. Als ze klaar zijn met werken, komt het bureau vrij en is het beschikbaar voor een andere werknemer. Gedeelde bureaus kunnen vooraf worden gereserveerd of geboekt op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt.
De voordelen van een reserveringssysteem
Sommige bedrijven maken gebruik van een handmatig reserveringssysteem, via eigengemaakte sheets of met hulp van de kantoormanager. Anderen kiezen voor software, zoals TableAir, om het gebruik van bureaus en andere werkruimten in een kantoor te beheren en optimaliseren. Door deze oplossingen kunnen werknemers doorgaans op verzoek werkplekken reserveren, afhankelijk van hun behoeften en beschikbaarheid. Door bureaus te delen kan een bedrijf wat kantoorruimte besparen:
- Vermindering van het aantal vaste bureaus
Het aantal vaste bureaus dat een bedrijf nodig heeft op kantoor kan verminderen door medewerkers in staat te stellen een werkplek op aanvraag te boeken. Dit kan ruimte besparen en verminderen de totale voetafdruk van het kantoor.
- Maximaal gebruik van de beschikbare ruimte
Een werkplekreserveringssysteem kan helpen ervoor te zorgen dat bureaus efficiënter worden gebruikt en dat er geen verspilde of juist te weinig werkruimte is. Dit kan vooral nuttig zijn voor bedrijven met veel flexibele of externe werknemers, omdat zij niet altijd een bureau nodig hebben.
- Samenwerking verbeteren
Een reserveringssysteem voor werkplekken kan de samenwerking tussen collega’s bevorderen doordat werknemers in staat zijn bureaus te reserveren in gemeenschappelijke ruimten of in de buurt van de collega met wie ze moeten samenwerken. Dit kan het gemeenschapsgevoel bevorderen en teamwerk stimuleren, terwijl ook ruimte wordt bespaard doordat er minder aparte vergaderruimten nodig zijn.
In het algemeen kan een beleid van gedeelde bureaus nuttig zijn voor bedrijven die hun kantoorruimte willen optimaliseren en de benodigde kantoorruimte per persoon willen verminderen. Benieuwd hoe TableAir je hierbij kan helpen? Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag een gratis demo aan.
Comentarios