Waarom de smart workplace een workplace management systeem nodig heeft

Steeds meer organisaties stappen over op een workplace management systeem om hun kantoor efficiënter in te richten en hybride werken te ondersteunen. Zo bieden ze hun medewerkers meer flexibiliteit, zonder het overzicht te verliezen. Of het nu gaat om het reserveren van werkplekken, het beheren van vergaderruimtes of het bijhouden van bezoekers – een goed systeem maakt de werkdag soepeler voor iedereen. Tegelijkertijd leggen bedrijven met een slim werkplek reserveringssysteem de basis voor een moderne, toekomstbestendige werkomgeving. In een smart workplace zijn technologie, data en gebruiksgemak naadloos met elkaar verbonden, waardoor organisaties sneller kunnen inspelen op veranderingen, efficiënter gebruikmaken van hun ruimte en hun medewerkers een prettige, flexibele werkplek bieden die meegroeit met hun behoeften.

Wat biedt een werkplek reserveringssysteem de smart workplace?

Een workplace management systeem – of ook wel een reserveringssysteem – is software waarmee je de fysieke kantoorruimte digitaal beheert. Het systeem automatiseert processen zoals een werkplek of vergaderruimte reserveren, het gebruik van parkeerruimte of lockers, maar ook het registreren van bezoekers. Een smart workplace kiest voor een werkplek reserveringssysteem om hybride werken beter te structureren. Zonder een duidelijk systeem ontstaan al snel overvolle of juist lege kantoren, wat de samenwerking belemmert en leidt tot inefficiënt gebruik van ruimte. Door vooraf werkplekken en vergaderruimtes te reserveren, kunnen teams hun aanwezigheid beter afstemmen en effectiever samenwerken. Daarnaast biedt het systeem waardevolle data over ruimtegebruik. Hiermee krijgen organisaties inzicht in onderbenutte zones en kunnen ze de kantoorindeling optimaliseren – wat kosten bespaart en de ruimte beter benut. Medewerkers profiteren ook van meer regie over hun werkdag; ze kunnen eenvoudig een werkplek reserveren of snel een vergaderruimte vinden via desktop of app, wat leidt tot minder stress en meer productiviteit. Tegelijkertijd zorgen realtime gegevens over bezettingsgraden ervoor dat facilitair en IT-beheer beter kunnen inspelen op veranderende behoeften – bijvoorbeeld door schoonmaak- of onderhoudsplannen aan te passen. Tot slot draagt een werkplek reserveringssysteem bij aan veiligheid en compliance: digitale bezoekersregistratie, toegangsbeheer op basis van rollen en automatische logboeken maken het eenvoudiger om te voldoen aan de AVG en andere interne veiligheidsprotocollen.

Belangrijkste functionaliteiten van een workplace management systeem

Reserveringssysteem voor werkplekken

Medewerkers zien in één oogopslag welke werkplekken beschikbaar zijn en reserveren hun plek in een paar klikken – eventueel op basis van locatie, teamzone of voorzieningen.

Vergaderruimte reserveringssysteem

Voorkom dubbele boekingen met realtime zicht op vergaderruimtebeschikbaarheid. Filter op grootte, locatie of benodigde apparatuur. Integratie met Outlook of Google Calendar zorgt voor automatische synchronisatie.

Bezoekersregistratie

Bezoekers melden zich vooraf aan, ontvangen een bevestiging met instructies en checken snel in via tablet of kiosk. Het systeem registreert automatisch wie, wanneer en bij wie te gast is geweest.

Reservering van middelen

Naast werkplekken en vergaderruimtes kunnen medewerkers ook lockers, parkeerplaatsen of stilteplekken reserveren – alles binnen hetzelfde systeem.

Gebruik van ruimte analyseren

Ontdek hoe vaak werkplekken en vergaderruimtes worden geboekt (en gebruikt) en identificeer ongebruikte vierkante meters. Die inzichten helpen bij betere kantoorplanning en kostenbesparing.

Integratie met bestaande tools

Een modern systeem koppelt moeiteloos met agenda’s, toegangscontrole, Slack, Teams, HR-tools en meer. Geen omslachtig systeem, maar een gestroomlijnde werkdag.

Werkplek reserveringssysteem succesvol implementeren binnen de smart workplace

Een werkplek reserveringssysteem is meer dan alleen software en vraagt om een doordachte implementatie. Het betrekken van de juiste teams in een vroeg stadium is essentieel. Denk hierbij aan facilitair managers, HR-medewerkers en IT-teams. Zij weten precies hoe de werkplekken worden gebruikt, welke wensen er leven onder medewerkers en welke systemen moeten worden geïntegreerd. Door hen direct te betrekken, voorkom je technische knelpunten en zorg je voor draagvlak binnen de organisatie.Daarnaast is communicatie cruciaal. Medewerkers moeten begrijpen waarom het werkplek reserveringssysteem wordt ingevoerd en welke voordelen het biedt. Door het gebruik van eenvoudige handleidingen, korte introductievideo’s en persoonlijke uitlegmomenten wordt de adoptie vergroot. Begin bij voorkeur kleinschalig – bijvoorbeeld met het reserveren van werkplekken of op één locatie – zodat je de werking kunt testen en feedback kunt verzamelen. Dit maakt het makkelijker om bij te sturen en succesvol verder uit te rollen.Tot slot is continue optimalisatie belangrijk. Houd bij wat goed werkt en waar nog winst te behalen is. Denk aan kortere check-in-tijden, beter gebruik van vergaderruimtes of verbeterde gebruikservaring. Vraag regelmatig feedback aan medewerkers en gebruik de ingebouwde analysetools van het systeem om gericht te verbeteren. Zo haal je het maximale uit je werkplek reserveringssysteem én creëer je een slimme, flexibele werkomgeving die aansluit bij de behoeften van jouw organisatie. Benieuwd naar hoe TableAir jouw organisatie kan ondersteunen met een toekomstgericht werkplek reserveringssysteem? Neem vrijblijvend contact met ons op, of kom het live in actie bekijken.