Klant aan het woord: Gemeente Amstelveen

In deze nieuwe rubriek laten we onze klanten aan het woord over hoe de samenwerking met TableAir tot stand is gekomen en welke oplossingen deze biedt voor hun bedrijf. Voor dit artikel gingen we in gesprek met Hans Schekermans over de integratie van TableAir bij Gemeente Amstelveen.

Hans Schekermans is projectdirecteur bij de Gemeente Amstelveen en verantwoordelijk voor verschillende bedrijfsvoering afdelingen, waaronder facilitaire zaken. De gemeentelijke organisatie van Amstelveen werkt voor 2 gemeenten: Amstelveen & Aalsmeer met 1500 medewerkers en 8 locaties.

De start van een mooie samenwerking

Na een eerste demonstratie in 2018, was het moderniseringsproject van het Raadhuis in Amstelveen met het thema beleving, de aanleiding voor een samenwerking met TableAir. TableAir werd in 2019 in de organisatie geïmplementeerd en vervolgens vanaf 2021 volledig uitgerold. Inmiddels wordt het systeem gebruikt door 1100 medewerkers op 750 werkplekken en 150 vergader- en focusruimten. “Belangrijk was het aspect dat TableAir door de medewerkers werd ervaren als een hulpmiddel om zijn/haar werkplek te reserveren voor korte of langere tijd. We wilden hiermee de weerstand tegen flexibel werken verlagen”, aldus Schekermans.

Winst met TableAir

TableAir geeft medewerkers inzicht in de beschikbaarheid van werkplekken/vergader-/focusruimten en waar deze zich bevinden. Met behulp van verschillende zichtbare sensoren op bureaus en in meeting ruimtes zie je van de buitenkant direct of een plek bezet is. Deze toepassing is ook gemakkelijk te gebruiken in combinatie met een pasjessysteem. “De eerste winst die werd geboekt was het inzicht in gebruik/benutting van werkplekken en focus-/vergaderruimten. Met deze informatie is besloten om geen aanvullende kantoorruimten te huren. Er waren 1000 werkplekken en de benutting per dag kwam op z’n hoogst op 600. Door met een plattegrond inzicht te krijgen in de benutting, was het voor een ieder duidelijk dat het niet overvol was. De winst bestond uit extra huur (€ 200K/jr) en inrichtingskosten (€ 300K).”

Een facilitaire tool voor de medewerker

TableAir heeft de gemeente geholpen met een soepele integratie van flexibele werkplekken, ook voor de traditionele werknemer die over het algemeen niet staat te springen bij veranderingen. Nieuwe generaties zoeken elkaar meer op en zijn iets minder gevoelig voor afdelings- en teamgebondenheid. Om de adoptie van het systeem te verhogen heeft de gemeente daarom TableAir als tool voor de medewerker gepositioneerd. Het faciliteert de medewerker in het vinden/reserveren van werkplekken. “Gebruik TableAir (als ondersteuning) om je medewerkers in beweging te krijgen en gedragsverandering te bewerkstelligen. Dit lukt alleen als je het product inzet als tool voor de medewerker. Je kunt het uiteraard ook gebruiken als asset management tool, maar dan is het meer voor facility management en is de gebruiker ondergeschikt. De beste gebruiksvorm van TableAir is in combinatie met Office365. Omdat afspraken dan met vergaderlocaties worden samengevoegd, kan er veel efficiënter kan worden gewerkt.” Hans Schekermans raadt organisaties met meer dan 50 werkplekken TableAir aan. Ook bedrijven met “touchdown” centra zoals Microsoft, waarbij veel medewerkers bij de klant werken of af en toe op Schiphol zijn, zou hij TableAir als oplossing aanbevelen. Ben jij ook benieuwd welke oplossing TableAir voor jouw organisatie kan bieden? Vraag dan hier een gratis demo aan.