Een werkplek reserveringssysteem in jouw kantoor

Het is een dinsdag: de liften zijn vol. De parkeerplaats overbezet. Geen vergaderruimte te vinden voor die spontane meeting en collega’s die met hun laptop onder de arm zoeken naar “nog één vrij bureau”.

Woensdag? Rustig. Vrijdag? Half leeg.

De werkweek is structureel oneven verdeeld geraakt. Dat is geen onderbuik gevoel, dat is realiteit. Op dinsdag en donderdag raken veel kantoren overbezet, terwijl op andere dagen de bezettingsgraad vaak lager ligt. Voor facility managers bij organisaties met veel medewerkers is dit hét bewijs dat traditioneel werkplekbeheer niet meer werkt. Hybride werken heeft het kantoor veranderd en de vraag is nu niet óf je daarop inspeelt, maar hoe slim.

De bezettingsgraad meten: piekdrukte vs. leegstand

In veel grote organisaties lijkt het alsof er genoeg werkplekken zijn, maar in de praktijk blijken ze vaak ongelijk verdeeld gebruikt te worden. Dinsdag en donderdag zijn overvol, terwijl maandag en vrijdag veel bureaus leegstaan. Deze onregelmatige bezetting zorgt voor stress bij medewerkers die moeten zoeken naar een vrije werkplek, inefficiënt gebruik van kantoorruimte en een gebrek aan betrouwbare data voor facility managers. Het patroon van piekdrukte en leegstand laat zien dat traditionele planningstools en losse afspraken simpelweg niet volstaan. Om echt grip te krijgen op kantoorbezetting is inzicht in deze patronen heel belangrijk. En dat is precies de situatie waarin een werkplek reserveringssysteem zijn waarde bewijst.

Wat een werkplek reserveringssysteem écht oplost

Een werkplek reserveringssysteem is geen “handige app”, maar een strategisch sturingsinstrument. Het vervangt aannames door concrete data, wat essentieel is wanneer je verantwoordelijk bent voor een groot kantoor en alle medewerkers die hiervan gebruik maken. Het systeem maakt inzichtelijk wie wanneer naar kantoor komt, welke dagen structureel overbelast zijn en waar juist structurele leegstand ontstaat. Daarnaast laat het zien welke werkplekken nauwelijks worden gebruikt en hoe teams zich gedurende de werkweek over het kantoor verspreiden. Zo ontstaat er grip op patronen die eerder onzichtbaar bleven en kun je sturen op feiten in plaats van gevoel.

Grip op hybride werken begint met een slim werkplek reserveringssysteem

Met een slim werkplek reserveringssysteem kunnen medewerkers vooraf hun werkplek en vergaderruimte reserveren. Voor facility managers betekent dat:

• Voorspelbaarheid in bezetting

• Betere spreiding van kantoordagen

• Efficiënter ruimtegebruik

• Onderbouwde beslissingen over vierkante meters, schoonmaak en energie
  

Waarom grote organisaties niet zonder een werkplek reserveringssysteem kunnen

Waarom grote organisaties niet zonder een werkplek reserveringssysteem kunnen, wordt vooral duidelijk zodra het aantal medewerkers de 200 overstijgt. Handmatig plannen via Excel-lijsten, losse tools of vrijblijvende afspraken houdt simpelweg geen stand meer. Een professioneel werkplek reserveringssysteem brengt centrale regie over alle werkplekken en geeft facility managers realtime inzicht via dashboards en rapportages. Het systeem biedt de flexibiliteit om verschillende werkplekconcepten te ondersteunen en schaalt moeiteloos mee over meerdere locaties. Het resultaat is rust op de vloer voor medewerkers en volledig overzicht achter de schermen voor de organisatie.

Het werkplek reserveringssysteem van TableAir

Het werkplek reserveringssysteem van TableAir biedt facility managers en medewerkers één centraal platform voor het reserveren van werkplekken, parkeerplaatsen, vergaderruimtes en lockers. Het systeem is volledig gebruiksvriendelijk: medewerkers vinden eenvoudig een beschikbare plek, terwijl werkgevers volledige controle en inzicht behouden. Daarnaast levert het waardevolle data over bezettingsgraad, piekdrukte en onderbenutte ruimtes, waardoor kantoorruimte optimaal kan worden benut. Wat biedt TableAir:

• Eén centrale app voor werkplekken, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en lockers

• Realtime inzicht en dashboards voor facility managers

• Naadloze integratie met bestaande systemen zoals Google Workspace en Office 365

• Flexibele uitbreidingsmogelijkheden met sensoren en andere hardware voor nog meer inzicht en efficiënt gebruik van middelen

• Gebruiksvriendelijkheid voor zowel medewerkers als werkgevers, waardoor reserveren eenvoudig en probleemloos verloopt
  

Dinsdag en donderdag onder controle

De oneven werkweek gaat niet verdwijnen. De vraag is: ben jij erop ingericht? Als jouw organisatie meer inzicht wil in de kantoorbezetting neem dan contact met ons op, of vraag een demo aan en ontdek wat een werkplek reserveringssysteem voor jouw organisatie kan betekenen.