top of page

Hoe meet je de bezettingsgraad en het gebruik van kantoorruimte?

Huisvesting is vaak een dure kostenpost voor bedrijven en daarom is het goed om inzicht te krijgen in het gebruik van kantoorruimte met als doel kosten voor onroerend goed te verlagen, de tevredenheid en productiviteit van werknemers te verhogen en een functionelere werkplek te creëren. Hoe dit kan? Door het gebruik van kantoorruimte te evalueren en te maximaliseren, technologische oplossingen te implementeren en werken op afstand mogelijk te maken. In dit artikel bespreken we hoe je het gebruik van kantoorruimte meet en welke stappen daarna volgen om het te optimaliseren.


Door een bezettingsonderzoek uit te voeren kun je inzicht krijgen in het gebruik van kantoorruimte en begrijpen hoeveel mensen, welke kantoorruimtes gebruiken, en hoe vaak.

Er zijn verschillende manieren om dat te doen. Handmatig via een enquête, of met behulp van technologie zoals sensoren, camera's of softwaretools. Het analyseren van bureaus, vergaderruimtes en andere bezettingsgraden helpt je te begrijpen welke ruimtes onderbenut zijn en waar juist veel vraag naar is.


Het meten van voetverkeer en facilitaire kosten

Een effectieve manier om het gebruik van kantoorruimte te bepalen is het meten van voetverkeer door middel van sensoren. Dit is het aantal mensen dat een bepaald gebied binnenkomt of verlaat, zoals een lobby, ingang of vergaderruimte. Dit kan helpen om piekuren te bepalen en gebieden te identificeren die meer of minder ruimte nodig hebben.

Om inzicht te krijgen in de facilitaire kosten kun je de kosten per vierkante meter kantoorruimte, inclusief huur, nutsvoorzieningen en andere gerelateerde kosten berekenen. Door deze kosten te vergelijken met de mate van bezetting kunnen potentiële gebieden voor besparingen worden geïdentificeerd.


Data gebruiken voor het beste inzicht in gebruik van kantoorruimte

Er zijn verschillende, belangrijke statistieken die je kunt gebruiken om het gebruik van kantoorruimte te meten. De bezettingsraad berekent het percentage van de beschikbare kantoorruimte dat werknemers daadwerkelijke gebruiken. Het wordt berekend door het aantal bezette werkplekken te delen door het totale aantal beschikbare werkplekken.

Naast de bezettingsgraad kun je kijken naar het bureaugebruik. Dit bepaalt hoe vaak individuele werkplekken bezet zijn en wordt berekend door het totale aantal uren dat elke werkplek bezet is te delen door het aantal beschikbare uren tijdens een bepaalde periode.

Als laatste kun je kijken naar het gebruik van vergaderruimtes. Dit gebruik kun je berekenen door het totale aantal uren dat vergaderzalen geboekt zijn te delen door het aantal beschikbare uren tijdens een bepaalde periode.

werkplekbeheer ict data analyse

Informatie vertalen naar concrete acties voor effectief gebruik

Je kunt deze informatie gebruiken om uw kantoorindeling te optimaliseren en uw middelen beter toe te wijzen. Als je een tekort aan vierkante meters hebt, of te veel mensen op hetzelfde moment, kun je werknemers thuis of op andere locaties op afstand laten werken. Zo verminder je het aantal werknemers dat op een bepaald moment op kantoor is.

Als je hebt vastgesteld dat er ruimtes onderbenut zijn, bedenk dan hoe je de ruimte opnieuw kunt indelen om beter aan je behoeften te voldoen. Misschien wil je het meubilair herschikken, nieuwe werkplekken of samenwerkingsruimtes creëren.


Kantoorruimte optimaliseren met een reserveringssysteem

Kantoorruimte optimaliseren kan ook middels een reserveringssysteem waarmee werknemers vooraf online een werkruimte of -plek kunnen boeken. Deze software houdt de bezetting van bureaus en (vergader)ruimtes bij en geeft daarnaast inzichten waarmee het gebruik van ruimtes kan worden verbeterd. Oplossingen die een reserveringssysteem kan bieden.


1. Gecontroleerde bezetting door middel van hot desking en flexibele werkafspraken

Met een oplossing voor bureaureservering kun je een hot-desking beleid implementeren waarbij werknemers niet worden toegewezen aan een specifiek bureau, maar een bureau reserveren wanneer dat nodig is. Door werknemers vooraf bureaus te laten boeken, kun je flexibele werkafspraken introduceren, zoals gespreide werktijden of werken op afstand, waardoor er op elk moment minder werknemers op kantoor zijn. Zo bespaar je op kantoorruimte en verlaag je de overheadkosten.


2. Vergaderruimtes en andere gedeelde ruimtes effectief inzetten

Met een reserveringssysteem kun je ook vergaderruimtes en andere gedeelde ruimtes van het kantoor beheren. Zo voorkom je frustratie door dubbele afspraken, meetings die te laat starten door het zoeken naar een geschikte ruimte of ongebruikt blijven nadat ze weer beschikbaar zijn. Je kunt ook bijhouden hoe vaak verschillende vergaderruimten worden gebruikt en hun toewijzing dienovereenkomstig optimaliseren.


3. Data en analyse voor optimaliseren van kantoorruimte

Werkplekreserveringssoftware zoals TableAir verschaft gegevens over hoe vaak verschillende ruimtes op kantoor worden gebruikt. Doe geen aannames, maar maak weloverwogen beslissingen gebaseerd op data: meten = weten. Deze analyse helpt de toewijzing van de ruimte te optimaliseren en ervoor te zorgen dat de beschikbare ruimte efficiënt wordt gebruikt. Als bepaalde ruimtes vaker worden gebruikt dan andere, overweeg dan om de ruimte anders in te delen of nieuwe voorzieningen te introduceren om die ruimtes aantrekkelijker te maken.

33 weergaven

Recente blogposts

Alles weergeven

Comments


bottom of page