We hebben allemaal graag onze eigen ruimte als het om werken gaat, dus het idee om een bureau met anderen te delen wordt niet altijd zomaar geaccepteerd. Maar sinds veel bedrijven zijn overgestapt op hybride werken, bereikt de totale bezetting van de werkruimte nauwelijks de totale capaciteit meer in kantoren. Bedrijven worden geconfronteerd met ernstige onderbezetting en hoge onderhoudskosten als gevolg van een groter aantal werknemers dat op afstand werkt. Zo ontstond het idee van flexwerkplekken en het delen van bureaus in plaats van vaste werkplekken aan te houden. Het is een manier om de ongebruikte ruimte in een kantoor beter te benutten. Delen of niet delen? Dat is de vraag die veel bedrijven zich stellen voordat ze een werkplekreserveringssysteem implementeren. TableAir helpt je graag deze beslissing te maken door hieronder de belangrijkste voor- en nadelen van bureaus delen uiteen te zetten.
De voordelen van het delen van bureaus:
· Bespaart kantoorruimte en verlaagt de gebruikskosten.
Het delen van bureaus is een effectieve manier voor bedrijven om minder kantoorruimte te gebruiken en te investeren in minder bureaus, waardoor de exploitatiekosten van het kantoor tot 30% kunnen dalen, afhankelijk van verschillende factoren.
· Helpt talent aan te trekken en te behouden
De kans is groter dat u nieuw talent aantrekt als je kantoor aansluit bij de huidige trends en verwachtingen van een werkplek. En werknemers de flexibiliteit geven om te werken waar en wanneer ze willen, helpt je huidige personeel te behouden.
· Maakt flexibiliteit voor werknemers mogelijk
Het hybride werkmodel en delen van bureaus staan erom bekend dat ze werknemers meer vrijheid geven. Het geeft hen de mogelijkheid om de balans tussen werk en privé beter te beheren.
· Creëert samenwerking tussen collega's
Het delen van bureaus bevordert de sociale kantoorcultuur, nieuwe contacten en samenwerking. Wanneer werknemers vaste werkplekken hebben, werken ze altijd met dezelfde mensen, maar een flexwerkplek creëert nieuwe samenwerkingsmogelijkheden en breidt kennis uit.
· Creëert gelijkheid tussen werknemers
De flexwerkplek bevordert meer netwerken en hechtere relaties, zowel horizontaal als verticaal. Het vermindert de hiërarchie op de werkplek en bevordert netwerken op alle niveaus. Bovendien profiteren personen met beslissingsbevoegdheid op deze manier van meer inzicht in het werk van hun werknemers, wat leidt tot meer wederzijdsbegrip en beter functioneren.
Nadelen van het delen van bureaus:
· Verlies van privacy en persoonlijke ruimte voor werknemers
Omdat er geen toegewezen bureaus zijn, kunnen werknemers hun werkplek als minder persoonlijk ervaren. Wanneer een kantoor zijn persoonlijkheid verliest, kan dat ook invloed hebben op de bedrijfscultuur en het gevoel van verbondenheid met het bedrijf.
· Creëert uitdagingen voor ondersteuning en IT-infrastructuur
Het bedrijf moet misschien meer IT-middelen inzetten om een beleid voor flexwerkplekken te installeren. Deze hogere kosten kunnen echter vaak makkelijk worden gedekt door besparingen op de uitgaven voor kantoorruimte.
· Het kost werknemers meer tijd om zich in te werken
Wanneer mensen niet verzekerd zijn van een eigen werkplek, kunnen ze tijd verliezen met het zoeken naar een beschikbaar bureau en het ordenen van hun spullen. Hiervoor is een werkplekreserveringssysteem een uitkomst.
· Kan leiden tot meer afleiding op het werk
Meer afleiding kan om verschillende redenen optreden, variërend van teams die moeten samenwerken terwijl ze in verschillende delen van het kantoor zitten tot mensen die zich voorstellen aan collega's met wie ze nooit eerder hebben gezeten.
Dus wel of niet delen?
De opkomst van hybride werkregelingen heeft ertoe geleid dat veel bedrijven overgaan tot flexwerkplekken. Deze praktijk heeft een aantal belangrijke voordelen, zoals de mogelijkheid om ruimte en geld te besparen. Maar het heeft ook nadelen, zoals de neiging tot meer afleiding. Elk bedrijf moet op basis van de bedrijfscultuur, de waarden en de strategie bepalen wat voor zichzelf en zijn werknemers de beste praktijk is. Een werkplekreserveringssysteem helpt bij het effectief managen van gedeelde bureaus.
Wil jouw organisatie overstappen van vaste werkplekken naar gedeelde bureaus? TableAir helpt graag om dit te realiseren. Neem vrijblijvend contact met ons op.