Vergaderruimtes dienen als plek voor brainstormsessies, strategische planning en presentaties voor klanten. Ze bevorderen teamwerk, productiviteit en een positief professioneel imago. Met het analyseren van de bezettingsgraad kun je het gebruik van de werkplek optimaliseren en de vergadercultuur verbeteren. Implementeer technologie waarmee je weloverwogen beslissingen kunt nemen over ruimtetoewijzing, resource management en mogelijke herontwerpen en kostenbesparingen.
Waarom zou je als bedrijf gegevens willen verzamelen van de bezettingsgraad van vergaderruimtes? Het antwoord is simpel: om inzicht te krijgen in hoe het kantoor wordt gebruikt en welke veranderingen er eventueel nodig zijn. De eerste stap is het verzamelen van gegevens, afhankelijk van de uitkomsten zijn er verschillende opties mogelijk. TableAir zet een aantal voorbeelden op een rij.
- Optimaliseren van kantoorruimtegebruik
Gegevens over de bezettingsgraad kunnen inzicht geven in hoe vaak en hoeveel mensen verschillende ruimtes binnen een organisatie gebruiken. Het bedrijf kan bijvoorbeeld onderbenutte ruimtes identificeren en overwegen deze een nieuwe bestemming te geven, bijvoorbeeld door ze om te bouwen tot ontspanningsruimtes of extra werkplekken.
- Energie-efficiëntie verbeteren op kantoor
Bezettingsgegevens kunnen ook worden gebruikt om het energieverbruik te optimaliseren door de verlichting, verwarming en koeling aan te passen aan de bezettingspatronen.
- Werknemerservaring verbeteren
Organisaties kunnen een comfortabelere en productievere werkomgeving creëren door de real-time bezetting van vergaderzalen of andere ruimtes bij te houden. In dit geval hebben werknemers geen extra hulp nodig bij het vinden van beschikbare vergaderruimtes en kunnen ze zonder tijdverlies of frustratie beginnen aan hun taken.
- Identificeren van piektijden:
Het analyseren van bezettingsgegevens van vergaderruimtes kan organisaties helpen bij het identificeren van piektijden voor verschillende ruimtes. Deze informatie kan worden gebruikt om de planning van vergaderingen te optimaliseren en ervoor te zorgen dat vergaderruimtes efficiënt worden gebruikt.
- Ruimtecapaciteit optimaliseren:
Gegevens over de bezettingsgraad van vergaderruimtes kunnen organisaties helpen om de capaciteit van hun vergaderruimtes te optimaliseren. Als een bepaalde ruimte bijvoorbeeld vaak wordt gebruikt voor kleine vergaderingen met weinig mensen, kan het efficiënter zijn om deze om te bouwen in plaats van hetzelfde oppervlak te blijven gebruiken als voor grotere vergaderingen die meer ruimte vereisen.
- Evalueren van de effectiviteit van vergaderingen:
Organisaties kunnen ook hun vergaderingen evalueren door de bezettingsgraad bij te houden. Na analyse kan bijvoorbeeld blijken dat sommige vergaderingen consistent een lagere of grotere opkomst hebben dan passend is bij de grootte van de ruimte. Een andere mogelijkheid is dat vergaderingen altijd heel kort of juist langer duren dan het gereserveerde tijdslot. Deze informatie kan helpen om de locatie en/of tijdsduur van bepaalde meetings aan te passen, waardoor het gebruik van elke vergaderruimte kan worden gemaximaliseerd.
Manieren om de bezettingsgraad op kantoor te tracken
Er bestaan verschillende manieren om de bezettingsgraad op kantoor en in vergaderruimtes te tracken. Met behulp van technologische tools kun je makkelijk inzicht krijgen in gegevens die jouw organisatie kunnen helpen met het optimaliseren van de werkplek en het efficiënter plannen van vergaderingen. Voor een volledige analyse combineer je een boekingssysteem met slimme sensoren en eventueel RFID- en badgesystemen. Een minder efficiënte aanpak waarbij je wel inzicht kunt krijgen in gebruikspatronen van vergaderruimtes en werkplekken, maar niet extra hoeft te investeren in extra hardware, is het analyseren van gegevens van bestaande infrastructuur, zoals Wi-Fi-toegangspunten of beveiligingscamera's.
TableAir helpt bedrijven bij data gedreven kantoorbeheer en het meten van bezettingsgraad. Benieuwd naar een oplossing op maat voor jouw organisatie? Neem contact met ons op of boek een gratis demo.