'Werken waar het werken kan’ – herinrichting gemeentehuis Amstelveen

“Ons motto is ‘werken waar het werken kan’, dat kan bij je eigen afdeling, buiten, thuis of bij een andere afdeling. Dat is de basisgedachte voor de transformatie van het gemeentehuis in Amstelveen.”

Hans Schekermans, projectdirecteur bij de gemeente Amstelveen vertelt over de enorme transformatie van het interieur van het gemeentehuis in Amstelveen. Een transformatie die nog in volle gang is, maar waarvan de eerste fase in februari 2020 is opgeleverd.

Geen verhuisbeweging meer

“Onze organisatie is in beweging. Het nadeel van onze oude huisvesting was dat zodra een afdeling aan het uitbreiden was het niet paste in de kamers die er waren. Daardoor waren er constant verhuisbewegingen en dat brengt onrust.

We zijn met PD Group om de tafel gaan zitten om te kijken hoe het beter kon. Zo kwamen we tot de conclusie om te compartimenteren in kleine units zonder gangen. Daaraan is het vergaderreserveringssysteem en werkplekreserveringssysteem van TableAir gekoppeld. Doordat dit systeem inzicht geeft waar ruimte is, bestaat de behoefte aan verhuizingen niet meer.”

De transformatie van het gemeentehuis in Amstelveen gaat in negen fases, verspreid over anderhalf jaar. “Dit doen we om overlast te voorkomen,” vertelt Hans.


Vlekwerken

Bij de gemeente Amstelveen wordt gesproken van ‘vlekwerken’ in plaats van flexwerken. “Alle afdelingen zijn op een plek (een vlek) te vinden, maar hun medewerkers vinden hun eigen plek in de organisatie. De inrichting van de afdelingen voorkomt dat de mensen het gevoel hebben dat het vol is en verleidt en daagt uit te werken waar het kan.”


Werkplekken

Alle werkplekken bestaan ​​uit elektrisch verstelbare zit-sta bureaus. De werkplekken zijn uitgerust met zichtbare reserveringssensoren. Daardoor zijn de werkplekken plaats- en tijdonafhankelijk te reserveren. Reserveren kan eenvoudig en snel met de bestaande (toegang)passen of met de TableAir App.

No-show' preventie

Hans vervolgt: “Alle spreek- en vergaderruimtes hebben een no-show preventie door TableAir, het geavanceerde werkplek- en vergaderruimte reserveringssysteem waarvan we gebruik maken. Mensen kunnen een werkplek, focusruimte of vergaderruimte van te voren reserveren. Dit kan via een app of door met een pasje te swipen over de sensor. Wanneer de afspraak om welke reden dan ook komt te vervallen en er wordt vergeten af te melden, dan geeft het systeem de werkplek of vergaderruimte automatisch vrij, zodat anderen ervan gebruik kunnen maken.”

Slimme hardware

De gemeente Amstelveen heeft onderstaande slimme sensoren en hardware toegepast.

Smart Button - De Smart Button is perfect bij zit/sta bureaus, aangezien de ‘button’ tevens de functie heeft om het bureau in hoogte te verstellen. Met de Smart Button kan de werkplek vóóraf gereserveerd worden. De Led-indicatie geeft daarnaast een duidelijk beeld of de werkplek vrij (groen) of bezet (blauw) is

NRR, NFC en RFID lezer - Voor het eenvoudig in- en uitchecken van een werkplek/bureau.

Meetingroom Displays - Middels het scherm reserveer je snel een eenvoudig een (vergader)ruimte. Of kun je een vrije meetingroom zoeken.

Meetingroom Sensor - Sensoren die (vergader)ruimtes automatisch vrijgeven en boeken, ter voorkoming van ‘no-shows’.


Positieve feedback

“Iedereen die hier werkt is betrokken bij de herinrichting. Doordat we mensen actief hebben benaderd en gevraagd wat zij nodig hebben om goed te kunnen werken wordt de transformatie door iedereen als positief ervaren. Uiteraard blijven we met alle medewerkers in gesprek en werken we samen aan een prettige werkomgeving. Zo is er een ‘flex-etiquette’ die sociaal gedrag bevordert en starten we binnenkort met een gedragstraject.”


58 keer bekeken