Het hybride werkmodel is voor veel organisaties het nieuwe normaal geworden en daarop moet actief beleid worden gevoerd. Er moet rekening gehouden worden met wie, wanneer werkt en hoe er effectief thuis kan worden gewerkt. Ook is het belangrijk om als bedrijf te bepalen wanneer medewerkers naar kantoor moeten komen. Om dit in goede banen te leiden proberen de meeste bedrijven in het begin met het delen van werkplekken handmatig te beheren, via bijvoorbeeld een agenda of spreadsheet. Als een bedrijf meer dan 10 mensen heeft, kan het handmatig beheren van werkplekken al snel een uitdaging worden en veel tijd in beslag nemen. TableAir zet de meest voorkomende uitdagingen van het handmatig beheren van werkplekken op een rij.
1. Tijdrovend
Wanneer een bedrijf een hybride werkmodel implementeert, berust de verantwoordelijkheid voor de uitvoering en het beheer ervan bij één persoon. De persoon die verantwoordelijk is voor het boeken van bureaus en vergaderruimten moet alle aanvragen en beschikbaarheid bijhouden en daarbij voortdurend veranderende informatiestromen beheren. Het kan een uitdaging zijn wanneer er veel verzoeken of vragen tegelijk binnenkomen. Vaak beheren bedrijven alle processen intern met tools die ze al hebben, zoals Excel, Google-sheets, kalenders of zelfs papieren sheets.
2. Extra kosten
Voor het handmatig delen van bureaus en het beheer van reserveringen voor vergaderruimten moet ten minste één persoon de tijd nemen om ervoor te zorgen dat alles in orde is. Een extra office manager aannemen om het delen van werkplekken te beheren, kost meestal meer dan een geautomatiseerde tool. Om nog maar te zwijgen van het slechte zicht op het gebruik van de werkruimte, wat kan leiden tot ongeschikt kantoorbeheer en verlies van kantoorkosten. Als de werkruimte wordt beheerd met behulp van geautomatiseerde tools, is er een mogelijkheid om het werkplekgebruik te analyseren en de kantoorkosten te verlagen door de kantoorindeling te veranderen of de ruimte te verkleinen.
3. Minder flexibiliteit
Bedrijven die een hybride werkmodel gebruiken, begrijpen de behoefte aan flexibiliteit en balans tussen werk en leven. En werknemers waarderen dat. Maar wanneer één persoon of gedeeld document verantwoordelijk is voor het beheer van de gedeelde werkruimte, is er geen sprake van flexibiliteit. Ook verliezen werknemers de mogelijkheid om hun werkdag te beheren en aan te passen, wat tot frustratie leidt.
4. Menselijke fouten
Wanneer een taak handmatig wordt uitgevoerd, is de kans op menselijke fouten groter. Mensen maken nou eenmaal wel eens fouten, vooral wanneer ze gestrest zijn en zich haasten om de taak uit te voeren. De grootste uitdaging kan ontstaan wanneer die persoon onverwacht ziek wordt, en iemand anders de taken moet overnemen.
5. Wie het eerst komt, het eerst maalt
Wanneer werknemers het beheer van de werkplekreserveringen niet in eigen hand hebben, geldt meestal de regel "First come, first serve." De eerste werknemers die op het werk aankomen, nemen de voorkeurswerkplekken in, terwijl degenen die wat later komen minder mogelijkheden hebben. Dergelijke voorvallen leiden vaak tot ontevredenheid, conflicten op de werkplek en het zoeken naar een andere plek, om bijvoorbeeld te vergaderen, kost ook tijd. Allemaal factoren die de productiviteit van een werkdag kunnen verminderen.
6. Gebrek aan gegevens voor analyse
Terwijl u het delen van bureaus handmatig beheert en veel gegevens verzamelt, hebben de meeste handmatige tools niet wat nodig is voor een diepgaande analyse. Daarom wordt het een grotere uitdaging om het kantoor te optimaliseren - om te analyseren welke kantoorruimte het meest wordt gebruikt, welke dag of tijd het meest gunstig is en hoe uw bedrijf de kantoorkosten kan verlagen door de ruimte te benutten. Het gebrek aan voorspellende analyses voor de toekomstige vraag naar bureaus maakt het een uitdaging om voldoende bureaus in te richten voor alle werknemers als het bedrijf groeit.
7. Complex op wereldschaal
Als uw bedrijf wereldwijd opereert en u meer dan één kantoor heeft, kunnen er managementproblemen onstaan. Voor bedrijven met kantoren in verschillende landen en veel zakenreizen daartussen, is het ingewikkelder om boekingen van werkplekken en vergaderruimten via verschillende beheerders tussen die locaties te beheren. Het kost meer tijd om de reis goed te organiseren, waardoor de efficiëntie daalt.
Hoewel het handmatig beheren van de werkruimte in eerste instantie een goed idee lijkt, realiseren bedrijven zich vaak al snel dat het minder goed werkt dan gedacht. Daarom besluiten de meeste organisaties om het beheer van een gedeelde werkruimte te automatiseren en een systeem te gebruiken om het boeken van bureaus en vergaderruimten te vergemakkelijken. TableAir biedt hiervoor verschillende opties en denkt graag mee met een oplossing op maat. Neem vrijblijvend contact op of vraag een gratis demo aan.