Een succesvolle #ReturnToWork-strategie

Het moment dat de meeste Nederlandse werknemers weer teruggaan naar kantoor komt steeds dichterbij. Een nieuwe situatie, die vraagt om maatregelen, aanpassingen en soms moeilijke beslissingen. Wat moet je regelen om de terugkeer naar kantoor zo soepel mogelijk te laten verlopen?

Toen de lockdown in het voorjaar van 2020 van kracht werd, stonden bedrijven over de hele wereld voor een onverwachte uitdaging: hoe zet je zaken voort met zo min mogelijk effect op een normale werkdag? Geen gemakkelijke uitdaging, wat dan ook de aanleiding was voor een groot bedrijf van meer dan 6.000 werknemers in de financiële sector om TableAir te benaderen voor hulp bij dit proces. Het resultaat hiervan is een aanpak in vijf stappen.

Hoe kunnen we in vijf stappen weer veilig terug naar kantoor?

Voor we de stappen doorlopen, eerst nog wat handige achtergrondinformatie over het project:

· 6.000 medewerkers

· 3 kantoorgebouwen

· Thuiswerken behoort nog steeds tot de mogelijkheden

Tijdens het eerste gesprek met facilitymanagers en leidinggevenden over de huidige situatie kwamen we er al snel achter dat er vooral werd gedacht in tijdelijke oplossingen als: langer vanuit huis blijven werken, en ruimtes en bureaus blokkeren met plexiglas of simpelweg verwijderen van de werkvloer. Allemaal opties die kunnen werken, maar ze vereisen ofwel investeringen in de fysieke omgeving of zijn gebaseerd op het idee dat deze fase voorbij zal gaan. Naar onze mening is de meest efficiënte en kosteneffectieve manier om over te stappen op een flexwerkplek-reserveringssysteem als TableAir, waarmee zonder grote investeringen in tijd en geld het kantoor geleidelijk kan worden geopend zolang de volgende vijf stappen worden gevolgd.

Stap 1. Remote thuiswerken

Waar voorheen veel medewerkers aangaven dat thuiswerken voor hen geen optie was, zien we nu sinds COVID-19 dat dit prima kan. Misschien niet de hele week, om het contact met de collega’s niet helemaal te verliezen, maar zoals onderzoekers ook voorspellen zal het aantal mensen dat thuiswerkt enorm toenemen. Maar hoe zit het met de beschikbaarheid van de medewerkers? Wanneer werken ze thuis, wanneer zijn ze een dag vrij? Dit is nu lastiger te zien, je kunt immers niet fysiek gaan kijken of de collega aanwezig is. De eerste stap is dan ook om werken vanuit huis zo gemakkelijk mogelijk te maken. Een aparte thuiswerkomgeving binnen een flexwerkplatform maakt voor iedereen inzichtelijk wie er op dat moment thuiswerkt. Zo weet je altijd of iemand in het pand aanwezig is of niet.

Stap 2. Garantie voor een veilige afstand

Om de terugkeer naar kantoor zo veilig en gereguleerd mogelijk te laten verlopen adviseren wij dit gefaseerd te doen, waarbij het management bepaalt welk bezettingspercentage op kantoor is toegestaan. Laten we zeggen dat je begint met een bezetting van 30 procent, in het geval van dit kantoor betekent dat dat slechts één van de drie bureaus beschikbaar is. Gaat dat goed en willen meer mensen terug naar kantoor? Dan kan de beschikbaarheid geleidelijk worden vergroot van 30 naar 50 tot uiteindelijk 100 procent bezetting.


Stap 3. Vooraf een werkplek reserveren

Vanaf het moment dat de bezettingsgraad is vastgesteld kunnen medewerkers een werkplek gaan reserveren via de veilige cloudomgeving en de bijbehorende app. Op deze manier kan iedereen voor hij of zij het kantoor binnenloopt snel een beschikbaar en gereinigd bureau of dito vergaderruimte vinden en reserveren, en dat op een veilige afstand van alle collega’s.

Stap 4. Contacttracking

Als de bovenstaande drie stappen met succes zijn geïmplementeerd, is het raadzaam om contacttracking te activeren. Mocht een collega besmet zijn met het coronavirus, dan maakt het systeem het mogelijk om op basis van gebruikersdata in kaart te brengen met welke collega’s die persoon mogelijk in contact is gekomen om hen vervolgens zo snel mogelijk te informeren en zo mogelijke verdere verspreiding van het virus te voorkomen.

Stap 5. Sanitaire voorzieningen

Vanaf het moment dat werk- en vergaderruimtes gereserveerd kunnen worden, ontstaat de mogelijkheid om de COVID-19-schoonmaakmodule toe te voegen aan het systeem. Deze module zorgt ervoor dat een werkplek of vergaderruimte pas beschikbaar wordt gesteld voor een nieuwe reservering wanneer deze is gereinigd, waardoor het besmettingsgevaar van COVID-19 tot een minimum wordt beperkt. Zowel schoonmakers als de werknemers zelf kunnen de werkplek schoonmaken en markeren als klaar voor gebruik. Dit kan met behulp van een heel simpele pop-up waarin gebruikers wordt gevraagd te bevestigen of het bureau al is schoongemaakt.

Vind je het prettiger dat uitsluitend het schoonmaakpersoneel de werkplekken schoonmaakt? Dan kun je dit oplossen door een NFC-kaart en TableAir-sensoren aan het programma toe te voegen. Alleen het schoonmaakteam kan dan nog een ruimte ‘vrijgeven’ en door de sensorkleuren is dit ook direct zichtbaar voor iedereen in het kantoor.



De mens staat centraal, niet de techniek

Met onze vijfstappenstrategie kan gegarandeerd ieder bedrijf zijn medewerkers een veilige terugkeer garanderen, maar dan wel louter op technisch gebied. Mensen zijn geen koude metalen tandwielen dat in een mechanisme terug moet worden gebracht. De belangrijkste stap is dan ook om iedere medewerker de ruimte te geven om te doen waar hij of zij zich prettig bij voelt. Wil iemand ondanks alle voorzorgsmaatregelen nog steeds liever thuiswerken? Sta hier dan voor open. Wil je liever dat iedereen toch weer terugkomt? Maak je kantoor dan zo interessant en inspirerend dat niemand het wil missen.

Wil je ook de voordelen van ons flexwerkplek-reserveringssysteem ervaren? Vraag dan nu een gratis demo aan. Duizenden bedrijven en overheidsinstanties gingen je al voor.

77 keer bekeken